Foi cu antet, plicuri, mape: papetăria care încă contează

Chiar dacă aproape totul se trimite pe mail, o firmă tot are nevoie de papetărie: oferte tipărite, contracte, scrisori oficiale, dosare lăsate după o întâlnire. Foaia cu antet, plicul și mapa sunt primele lucruri pe care le ține în mână cineva care încă nu te cunoaște. Și pe foaia cu antet unele date nu sunt opționale, le cere legea.

Ce trebuie să scrie pe documentele firmei

Legea societăților (Legea 31/1990, art. 74) spune că pe orice factură, ofertă, comandă și pe celelalte documente folosite în comerț trebuie să apară:

• denumirea firmei și forma juridică (SRL, SA);
• sediul social;
• numărul de la registrul comerțului;
• codul unic de înregistrare (CUI).

La SRL-uri se adaugă capitalul social. La SA-uri, capitalul subscris și cel vărsat. Același articol cere ca, dacă firma are site, aceleași date să fie publicate și pe site.

O regulă asemănătoare există în toată Uniunea Europeană: Directiva 2017/1132, la art. 26, cere ca scrisorile și formularele de comandă să arate registrul, numărul de înregistrare, forma juridică și sediul. Așa că foaia cu antet e locul firesc pentru toate astea: le pui o dată, în subsol, și nu le mai uiți pe nicio ofertă.

Ce mai pui, pe lângă cele obligatorii: logoul, telefonul, mailul, site-ul. Contul bancar doar dacă îl dai des pe documente. Nu încărca antetul cu tot ce are firma; un subsol cu două rânduri mici e suficient.

Foaia cu antet: tipărită sau șablon

Ai două variante, și de obicei le folosești pe amândouă:

1. Foaia tipărită dinainte, la tipografie, cu antetul în culorile exacte ale brandului. Pe ea imprimi apoi textul din birou. Merge pentru contracte, oferte importante și scrisori.
2. Șablonul digital (Word, Google Docs, PDF) cu același antet, pentru documentele trimise pe mail. Aici contează să fie făcut corect: margini fixe, fonturile brandului sau unele apropiate și disponibile pe orice calculator, subsolul blocat ca să nu-l mute nimeni din greșeală.

Pentru foaia tipărită, hârtia trebuie să treacă prin imprimanta de birou. Fișele producătorilor spun asta direct. Conqueror Laid, de exemplu, o hârtie de corespondență clasică, vine în 90, 100 și 120 g/m² și e bifată pentru imprimare laser și inkjet. Opacitatea crește cu gramajul (90% la 90 g, 94% la 120 g), adică la gramaj mai mare textul de pe verso se vede mai puțin prin foaie.

Un sfat practic: testează o foaie tipărită în imprimanta voastră înainte de tot tirajul. Unele imprimante laser nu se înțeleg cu hârtiile foarte texturate sau cu anteturile cu multă cerneală.

Plicurile: formatul vine din foaie

Plicurile au formate standard, gândite pentru foaia A4 (210 × 297 mm):

Pentru scrisori, DL e cel mai folosit. Pentru oferte și contracte pe care nu vrei să le îndoi, C4.

Dacă folosești plicuri cu fereastră, adresa destinatarului de pe foaie trebuie să cadă exact în dreptul ferestrei după împăturire. Cere tipografiei poziția ferestrei și potrivește șablonul după ea. O singură foaie de test împăturită îți spune tot.

Pe plic pui de obicei logoul și adresa de retur, nu mai mult. Spatele rămâne curat.

Mapa de prezentare

Mapa e piesa pe care oamenii o păstrează cel mai mult, pentru că au unde să pună hârtii în ea. O mapă bună are:

• format pentru foi A4, cu un buzunar interior care să țină foile drepte;
• o fantă pentru cartea de vizită;
• un carton destul de gros ca să nu se îndoaie când e plină.

Mapa se face din carton gros, tăiat cu o ștanță (o matriță cu forma desfășurată) și biguit pe liniile de îndoire. Dacă un carton suportă asta scrie în fișa lui tehnică. Fișa Conqueror Laid, de exemplu, care vine și în 220, 300 și 400 g/m², bifează ștanțarea, biguirea și folio-ul. Întreabă tipografia ce carton din aceeași familie cu foaia ta merge la mapă, ca setul să aibă aceeași textură.

Costul la mape depinde mai ales de ștanță (o formă nouă sau una standard a tipografiei), de carton, de finisaje și de tiraj. Cu o formă standard ieși mai ușor la tiraje mici; prețul exact vine în ofertă.

Cum le ții la un loc

Papetăria arată bine atunci când piesele se potrivesc între ele: aceeași hârtie sau aceeași familie, aceleași culori, același loc pentru logo. Cel mai simplu e să le faci odată, ca set, împreună cu cărțile de vizită.

Setul de papetărie îl facem împreună cu restul materialelor pentru firmă: vezi Merch & Print pentru firme și cărțile de vizită.