Aplicații interne pentru firme: când nu mai ajunge Excel

Excel ajunge cât timp unul sau doi oameni lucrează pe un fișier, iar datele nu au nevoie de reguli stricte. Nu mai ajunge când mai mulți oameni modifică aceleași rânduri, când fiecare trebuie să vadă altceva, când echipa lucrează de pe telefon, pe teren, sau când trebuie să știi cine a schimbat ce. Atunci merită o aplicație internă, făcută pe fluxul tău.

Limita nu e numărul de rânduri

O foaie Excel are 1.048.576 de rânduri. Puține firme mici ajung acolo. Problemele apar mult mai devreme și sunt de alt fel:

• Mai multe copii. „Comenzi_final_v3_bun.xlsx” trimis pe mail, apoi modificat în paralel. Nimeni nu mai știe care e versiunea bună.
• Lucrul simultan. Microsoft permite editarea în același timp, dar cu condiții: abonament Microsoft 365, fișierul pus în OneDrive sau SharePoint, format .xlsx, .xlsm sau .xlsb. Dacă doi oameni schimbă aceeași celulă, de regulă câștigă ultima modificare salvată, iar ce scrie cineva offline se adaugă abia când revine online.
• Formulele stricate. Cineva șterge un rând sau lipește peste o coloană și totalurile ies greșit zile întregi, fără să observe nimeni.

Protecția foii nu e securitate

Mulți „ascund” datele sensibile cu parolă pe foaie. Microsoft scrie explicit că protecția la nivel de foaie de lucru nu e gândită ca funcție de securitate: doar împiedică modificarea celulelor blocate. Cine are fișierul vede tot ce e în el.

Asta contează când în tabel sunt date personale: telefoane de clienți, adrese, CNP-uri, salarii. GDPR cere măsuri de securitate potrivite riscului, printre care capacitatea de a reface accesul la date după un incident și grija ca oamenii care lucrează cu datele să le folosească doar după instrucțiuni. Un fișier copiat pe cinci laptopuri și trimis pe mail face greu de respectat ambele.

Semnele că e momentul

Dacă recunoști trei sau mai multe, merită să discuți despre o aplicație:

1. Mai mult de trei oameni modifică zilnic același fișier.
2. Oamenii diferiți trebuie să vadă lucruri diferite (șoferul doar cursele lui, contabila doar facturile).
3. O parte din echipă lucrează de pe telefon, pe teren sau în depozit.
4. Ai nevoie de istoric: cine a schimbat prețul, când s-a închis comanda.
5. Aceleași date se copiază de mână în alt loc (factură, mail, alt tabel).
6. Pierzi timp lunar ca să „reconciliezi” două fișiere care ar trebui să spună același lucru.

Ce aduce o aplicație internă

Drepturile pe roluri sunt partea pe care o subestimează cei mai mulți. Ele trebuie verificate pe server, la fiecare cerere. Un buton ascuns din meniu nu oprește pe nimeni. Am explicat de ce în articolul despre panoul de administrare.

Când nu ai nevoie de aplicație

Dacă lucrați doi oameni, datele nu sunt personale și fișierul nu s-a stricat niciodată, rămâi la Excel. Un pas intermediar bun: transformi datele în tabele Excel adevărate, cu validare pe coloane, și le muți într-un singur loc partajat. Uneori asta rezolvă problema pentru încă un an.

Și nu începi cu „tot”. Prima versiune a unei aplicații interne acoperă fluxul care doare cel mai tare (comenzile, programările, pontajul) și înlocuiește o singură foaie. Restul vine după ce oamenii o folosesc. E aceeași logică ca la un MVP.

Ce ne aduci la prima discuție

• fișierul Excel actual (poate fi cu date de test în locul celor reale);
• cine lucrează cu el și ce face fiecare;
• unde se lucrează: la birou, pe teren, pe telefon;
• ce rapoarte scoți lunar și pentru cine.

Costul depinde de numărul de roluri, de câte ecrane are fluxul, de legăturile cu alte sisteme (facturare, curier, contabilitate) și de nevoia de lucru fără internet. Prețul vine în ofertă, după ce vedem fișierul.

Vezi ce fel de aplicații construim pe pagina de servicii App Dev.